Компания полностью взяла на себя техническое и кадровое обеспечение процесса аккредитации. Были созданы 22 рабочих места операторов аккредитации, укомплектованные необходимым оборудованием и программным обеспечением. Специалисты компании разработали модуль онлайн-аккредитации и регистрации участников, который был синхронизирован с имеющейся базой данных участников форума. Сотрудники OOO «Прокси Центр» заблаговременно подобрали и обучили операторов аккредитации. В дни форума специалисты «Прокси Центр» и привлеченные сотрудники встречали гостей мероприятия, оперативно выдавали аккредитационные беджи и пакеты участников, предоставляли исчерпывающую информацию о событии. Пункт аккредитации работал на протяжении трех дней — с 4 по 6 декабря, аккредитацию на форуме получили более 1500 человек.

Компания организовала в павильоне H КВЦ «Экспофорум» два рубежа контроля доступа с использованием турникетных систем для лиц с различными типами аккредитации. Все семь точек контроля доступа были оснащены считывателями радиочастотных меток, что позволило сделать процедуру контроля быстрой и эффективной.

В форуме, организатором которого выступает Межрегиональная общественная организация «Ассоциация полярников», приняли участие делегаты из арктических регионов России и более чем двух десятков других стран, в том числе всех стран-участниц Арктического совета. Участники встречи обсудили обновленную редакцию законопроекта о развитии Арктической зоны Российской Федерации, эксплуатацию Северного морского пути и планы по строительству новых ледоколов, вопросы защиты экологии северных регионов, развития инфраструктурных проектов, защиту прав коренных народов, молодежную политику в Арктике. В ходе пленарных заседаний, панельных дискуссий и круглых столов свои предложения представили свыше 350 спикеров.