Proxy Centre si è occupata di gestire tutti gli aspetti correlati al processo di accreditmanto , forendo personale specializzato e predisponendo 22 postazioni di accreditamento . Proxu Centre ha gestito le modalità di accreditamento mediante moduli onlinensincronizzato con la banca dati esistente dei partecipanti al forum. I dipendenti di Proxy Centre oltre ad aver garantito i servizi di accreditamento hanno rilascito inendtificativi, badge e documenti e gadget ai partecipanti oltre a fornire informazioni agli ospiti dell'evento. L'evento e durato tre giorni i, dal 4 al 6 dicembre, e più di 1.500 persone sono state accreditate al forum.

Proxy Centre ha gestito il sitema di ingresso e controllo di accesso con due distinti tornelli che hanno supportato tutti i tìdiversi titpi di accredito dei partecipanti garantendo tutti i sette punti di controllo e accesso grazie a sistemi   rfid, che hanno consentito una procedura di controllo veloce ed efficiente.

Al forum, organizzato dall'ente pubblico "associazione interregionale di esploratori polari", hanno parteciparono delegati provenienti da regioni artiche della russia e più di due dozzine di altri paesi, tra cui tutti i paesi partecipanti al consiglio artico.I partecipanti hanno discusso il nuovo  disegno di legge sullo sviluppo della zona artica della federazione russa, il funzionamento e la gestione  della via del mare del nord e i piani per la costruzione di nuove navi rompighiaccio, la protezione dell'ecologia delle regioni settentrionali, lo sviluppo di infrastrutture, la tutela dei diritti delle popolazioni indigene, le politiche a sostegno della gioventù nell'artico.Durante le sedute plenarie, e a seguito dei gruppi di discussione e tavole rotonde, sono state presentate oltre 350 proposte e soluzioni ai problemi discussi.